Przejdź do treści

Jak wybrać najlepszą
platformę B2B na start?

Sebastian Iwanicki
Sebastian Iwanicki
Czas czytania: 15 min.
Wybór platformy B2B nie jest decyzją na całe życie, ale decyzja ta powinna być świadoma i przemyślana, ponieważ związanie się z niewłaściwym dostawcą lub wdrożenie nieodpowiedniego rozwiązania zamiast przynieść korzyści, może zahamować rozwój Twojego biznesu.
Poszukując na rynku platformy do prowadzenia sprzedaży hurtowej w internecie, znajdziesz wiele rozwiązań, które choć realizują to samo zadanie, często znacząco się od siebie różnią. Dodatkowo, każde ma swoje zalety i wady, więc dokonanie wyboru to nie lada wyzwanie. Chcąc pomóc Ci w podjęciu decyzji, przygotowałem listę kluczowych aspektów, na które warto zwrócić uwagę przed wyborem platformy B2B.

Indywidualne rozwiązanie czy niska cena?

Uruchomienie platformy B2B ma być przede wszystkim inwestycją, która się zwróci, dlatego warto na początku określić, ile chcesz wydać, aby w przyszłości zarabiać więcej. Jeżeli kilkadziesiąt tysięcy złotych na start lub kilka tysięcy złotych miesięcznie to dla Ciebie żaden problem, wtedy możesz się pokusić o szukanie dostawcy, który przygotuje dla Ciebie indywidualne rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb.
Jeżeli jednak dopiero zaczynasz prowadzić biznes lub rozpoczynasz sprzedaż online to prawdopodobnie nie chcesz ponosić wysokich kosztów na start. Wtedy świetną opcją będzie szukanie rozwiązań pudełkowych, dostępnych w modelu miesięcznego abonamentu (SaaS). Powinieneś mieć jednak świadomość, że opłata za prowadzenie platformy B2B to co najmniej kilkaset złotych miesięcznie.
Jeżeli jednak dopiero zaczynasz prowadzić biznes lub rozpoczynasz sprzedaż online to prawdopodobnie nie chcesz ponosić wysokich kosztów na start. Wtedy świetną opcją będzie szukanie rozwiązań pudełkowych, dostępnych w modelu miesięcznego abonamentu (SaaS). Powinieneś mieć jednak świadomość, że opłata za prowadzenie platformy B2B to co najmniej kilkaset złotych miesięcznie.
Znajdziesz też firmy oferujące swoje rozwiązania “za darmo”, jednak w tym przypadku koniecznie przeanalizuj, czy w ich ofercie nie ma ukrytych opłat. Bardzo często zdarza się, że będziesz musiał zapłacić im za każdą włączoną funkcję lub na przykład prowizję od każdego zamówienia.
Gwarantuję Ci, że z czasem będziesz chciał rozwijać swoją platformę, dlatego warto upewnić się, że dostawca, którego bierzesz pod uwagę, będzie w stanie zaoferować Ci dodatkowe funkcje oraz czy Twój abonament nie będzie obarczony limitami np. kontrahentów, produktów lub zamówień.

Rada 1:

Rozpocznij poszukiwania od tanich rozwiązań pudełkowych opłacanych w modelu SaaS i upewnij się, jakie są ich pełne koszty. Jeżeli nie znajdziesz opcji, która spełnia Twoje oczekiwania i posiadasz odpowiednio duży budżet, rozważ rozwiązanie dedykowane.

Co chcę, a czego potrzebuję?

Bardzo często osoby planujące wdrożyć platformę poszukują rozwiązania, które spełni specyficzne potrzeby ich grupy docelowej lub biznesu. Zdarza się również, że są przekonane, że konkretna funkcja będzie niezbędna z perspektywy ich klientów, więc od razu odrzucają rozwiązania pudełkowe, które nie mogą jej zaoferować. Skłaniają się ku rozwiązaniu dedykowanemu, z którego z kolei rezygnują ze względów finansowych. Tym sposobem cały proces decyzyjny staje w martwym punkcie.
Warto podzielić wymagania na dwie grupy: na te, które są kluczowe (tzw. must have) i na te, które są ważne, ale jeśli nie zostaną spełnione, to nadal wdrożenie platformy będzie miało sens (tzw. nice to have). Jeżeli zrobisz to odpowiednio rzetelnie i w konsultacji z klientami, którzy mają w przyszłości korzystać z tego narzędzia, to może się okazać, że rozwiązanie pudełkowe, które wcześniej skreślałeś spełnia kluczowe wymagania, a przy tym przynosi cały szereg dodatkowych korzyści.

Rada 2:

Bądź krytyczny w swoich oczekiwaniach. Nie skreślaj dobrej oferty tylko dlatego, że nie spełnia w 100% Twoich potrzeb. Rozwiązanie, które spełni 80% oczekiwań Twoich klientów i 70% procent Twoich oczekiwań jest lepsze, niż jego brak.

Wiem, czego potrzebuję, ale czy to na pewno to, co mi oferują?

Na pewno zdarzyło Ci się myśleć, że dobrze się z kimś rozumiesz, a jednak w rzeczywistości było inaczej. A przecież umówiliście się na coś i oboje to zaakceptowaliście, więc co mogło pójść nie tak? W sumie – całkiem sporo.
Często obie strony zaangażowane w dyskusję używają tych samych sformułowań, na ten sam temat, a jednak mają na myśli coś zupełnie innego. Właśnie dlatego nie należy zakładać, że jest tak, jak się myśli, za to warto pytać, by się upewnić. Ważne też, by być w tych pytaniach precyzyjnym i oczekiwać precyzyjnych odpowiedzi. Dobrą praktyką jest również powtarzanie własnymi słowami tego, co przedstawiła druga strona, aby upewnić się, że nie nastąpiło nieporozumienie.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której masz proste oczekiwanie. Jest to integracja z systemem ERP. Sprawdzasz oferty różnych dostawców platform B2B. W każdej ofercie znajduje się zapis o tym, że system posiada integrację z systemem ERP. Wybierasz najtańszego, bo po co przepłacać. No i nagle zaczynają się schody. Okazuje się, że integracja w platformie, którą wybrałeś, ogranicza się jedynie do przesyłania zamówień z B2B do ERP. Nie obejmuje jednak zmian związanych z informacjami o produktach i stanach. Chcąc zamieścić produkty na platformie, musisz przygotować pliki do importu danych do platformy B2B. Okazuje się również, że całą politykę cenową musisz zdefiniować w platformie i tam dokonywać ciągłych aktualizacji przy zmianach cenników. Tracisz zupełnie spójność w cenach sprzedaży między różnymi kanałami.
Czy platforma jest zintegrowana z ERP? Zamówienia pojawiają się w systemie ERP, więc można odpowiedzieć, że tak, ale okazuje się, że dopłacając np. 100 zł do abonamentu u innego dostawcy, mogłeś mieć dużo szerszy zakres integracji, nie przejmować się tabelkami pełnymi produktów, a ceny mieć na bieżąco aktualizowane, między systemem ERP i platformą. Zapewniłoby Ci to spójność, a Twoi klienci nie byliby zaskoczeni tym, że ceny różnią się kiedy zamawiają online i kiedy robią zakupy w sklepie stacjonarnym. Właśnie dlatego ważne jest, aby wybrać dostawcę, który jasno komunikuje co jego rozwiązanie oferuje, a czego nie.
Większość dostawców posiada ofertę, w której w zależności od wybranego pakietu otrzymasz inną funkcjonalność. Na ich stronach zwykle znajdziesz cennik i zakres funkcjonalny. Zapoznaj się z nimi, a następnie umów się na spotkanie, podczas którego będziesz mógł się upewnić, że obie strony rozumieją kluczowe aspekty wdrożenia i zakresu możliwości platformy w ten sam sposób.
Handlowiec, z którym będziesz rozmawiać może chcieć dla Ciebie jak najlepiej i mieć dobre intencje, jeżeli jednak jasno nie przedstawisz mu swoich potrzeb, to po podpisaniu umowy i wdrożeniu systemu może się okazać, że mimo wszelkich starań, nie dostałeś tego czego potrzebujesz.

Rada 3:

Zapoznaj się dokładnie z ofertą i nie bój się pytać o szczegóły. To Ty najlepiej znasz swój biznes, dlatego upewnij się, że platforma B2B zapewni Ci to, czego potrzebujesz.

To na kiedy platforma B2B będzie gotowa?

W zależności od wyboru dostawcy termin wdrożenia może być liczony w dniach, tygodniach albo miesiącach, a wdrożenie platformy B2B w odpowiednim czasie ma spore znaczenie. Jest to szczególnie ważne, jeżeli dostawca zobowiązał się przygotować dla Ciebie funkcje, których dotychczas nie oferował. Opóźnienia w uruchomieniu platformy o kilka tygodni, a nawet miesięcy są często wynikiem obietnic, których w sytuacji tworzenia nowej funkcji (lub kilku), nie udało się dotrzymać. Platforma stanie się wtedy źródłem kosztów zamiast otworzyć biznes na nowe szanse sprzedaży.
Część dostawców gwarantuje wdrożenie systemu już w kilka dni, ale zazwyczaj to oni właśnie nie deklarują dodawania nowych opcji do systemu w trakcie wdrożenia. Zmniejszają dzięki temu znacząco ryzyko projektu i uruchamiają system w zadeklarowanym terminie. To sprawia, że nie tylko będziesz mógł zacząć zarabiać szybciej, ale również pozwoli Ci w krótkim czasie zweryfikować rzetelność oferty, na którą się zdecydowałeś.

Rada 4:

Wybieraj rozwiązanie o krótkim czasie realizacji, aby jak najszybciej zacząć zarabiać lub przekonać się, że należy zmienić dostawcę. Jeśli możesz, nie wybieraj ofert, które zawierają deklaracje przygotowania nowych mechanizmów do czasu uruchomienia systemu. Na rozwój będzie czas, kiedy platforma zacznie już funkcjonować, a Ty będziesz mieć pewność, że na siebie zarabia i działa zgodnie z oczekiwaniami. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko projektu.

A ile kosztuje wdrożenie platformy B2B?

Rozmawiając o kosztach platformy pewnie skupisz się na tych, które są związane z abonamentem, przez co możesz zapomnieć o koszcie wdrożenia. Wiele firm kusi klientów niskim miesięcznym abonamentem i nie informuje, że zanim platforma zacznie działać, będą musieli zapłacić kilka tysięcy za jej uruchomienie.
Pomimo, że w długiej perspektywie poniesienie kosztów wdrożenia dla niskiego abonamentu może się wydawać lepszą opcją, to zastanów się, czy możesz i czy chcesz zainwestować już na samym początku dodatkowe pieniądze, nie znając wcześniej oprogramowania. W końcu nie masz pewności, że gdy zaczniesz korzystać z rozwiązania, będzie od razu tak skuteczne, jak zakładałeś wcześniej. Może się zdarzyć tak, że klienci, pomimo Twoich największych starań, nie będą chcieli od razu korzystać z nowej metody zamawiania i dopiero po kilku miesiącach zaczną korzystać z platformy. Do tego czasu będziesz myślał głównie o tym, ile kosztowało Cię rozwiązanie, z którego klienci nie chcą korzystać.
Aby uniknąć tych kosztów oraz niepotrzebnego stresu już na samym początku, warto rozważyć opcję opłacania trochę wyższego abonamentu, bez ponoszenia kosztów wdrożenia. Jeśli platforma będzie na siebie zarabiać, abonament i jego wysokość nie będzie dla Ciebie problemem.
Dodatkowo, zaoszczędzoną sumę, będziesz mógł zainwestować w szkolenia pracowników lub kampanie promujące Twój nowy kanał sprzedaży.

Rada 5:

Unikaj kosztów uruchomienia systemu, aby móc przeznaczyć środki na promocję nowego kanału sprzedaży, a dodatkowo zachować swobodę w podejmowaniu dalszych decyzji.

Platforma B2B wdrożona, ale co dalej?

Gdy uruchomisz nowe narzędzie, zaczniesz je eksplorować, by w pełni wykorzystać jego możliwości. Upewnij się, że kiedy będziesz potrzebował wsparcia, dostawca nie zostawi Cię samego, oraz dowiedz się, czy nie rozliczy Cię dodatkowo za okazaną pomoc.
Okres zaraz po wdrożeniu będzie bardzo ważny w kreowaniu Twojej opinii na temat trafności wyboru rozwiązania. Jeżeli dostawca zapewni Ci potrzebne do samodzielnej nauki materiały oraz będzie służył radą, to będziesz dużo bardziej zmotywowany do korzystania z platformy, niż kiedy zostaniesz z tym sam lub będziesz musiał ponosić dodatkowe koszty za obsługę konsultanta.
Ważne również, żeby dostawca oferował wsparcie przez cały czas trwania współpracy, ponieważ platforma B2B to narzędzie, które może wymagać wsparcia technicznego. Jeżeli decydujesz się na rozwiązanie zintegrowane z innym oprogramowaniem, jak np. systemem ERP, to też niezbędne będą aktualizacje platformy, które będą dopasowane do zmian w ERP. Dobrze, jeżeli dostawca w ramach aktualizacji platformy przewiduje również dodawanie nowych funkcji oraz wprowadzanie zmian, które sprawią, że rozwiązanie będzie dopasowane do obecnych potrzeb klientów i sprzedawców.
Niektórzy dostawcy oferują wsparcie serwisowe jak również aktualizacje wyłącznie w wyższych pakietach lub jako dodatkowa płatna opcja. Upewnij się, że system B2B, który wybierzesz zapewnia takie wsparcie i dowiedz się, z jakimi kosztami się wiąże.

Rada 6:

Upewnij się, że dostawca oprogramowania ma dla Ciebie materiały, dzięki którym będziesz mógł samodzielnie poznawać możliwości platformy (lub przekazać je osobom, które będą obsługiwać platformę), oraz będzie Cię wspierał bez naliczania dodatkowych opłat.

A co jak się nie uda?

Wybór dostawcy i rozwiązania to nie decyzja na całe życie. Obie strony jednak powinny chcieć, aby ta relacja trwała jak najdłużej, ponieważ obie zaangażowały się w uruchomienie platformy i przeznaczyły na to czas. Może być jednak tak, że mimo waszych najlepszych chęci okaże się, że umowę będzie trzeba rozwiązać.
Właśnie dlatego, zanim podpiszesz umowę, dowiedz się dokładnie jaki jest jej czas obowiązywania i jakie są warunki jej ewentualnego wcześniejszego zakończenia. Ciężko w tej kwestii mówić o standardzie, ponieważ dostawcy bardzo różnie podchodzą do tej kwestii. Ważne jest jednak to, aby umowa chroniła również Ciebie przed rozwiązaniem współpracy ze strony dostawcy. Przy zmienności obecnego rynku to niezwykle ważne, abyś miał możliwość wycofania się z trwającej umowy, ale równocześnie mieć pewność, że z dnia na dzień Twoja platforma nie zostanie wyłączona przez dostawcę oprogramowania, który postanowi zmienić swój model sprzedaży.
Są dostawcy, którzy nie wymagają podpisania umowy, jednak zazwyczaj jest to równoznaczne z akceptowaniem regulaminu, który jest równie wiążący co umowa, dlatego powinieneś się z nim zapoznać równie uważnie jak z umową.

Rada 7:

Niezależnie czy zaakceptujesz regulamin czy podpisujesz umowę – uważnie się z nią zapoznaj. Wybierz dostawcę, który oferuje warunki umowy komfortowe dla obu stron.

Teraz już możesz wybierać!

Warto szukać dostawcy, który ma transparentną ofertę oraz myśli o relacji z klientem jak o związku, z którego obie strony mają czerpać jak najwięcej korzyści. Wybór rozwiązania to jednak nie jest decyzja na całe życie, ale jeżeli okaże się nietrafiony, może Cię kosztować wiele straconego czasu i pieniędzy. Mam nadzieję, że ten poradnik pomoże Ci dokonać świadomego i trafnego wyboru oraz, że dzięki niemu unikniesz wszystkich ryzyk, które opisałem.
W ramach podsumowania, poniżej zamieszczam listę wszystkich rad, które pojawiły się w treści:

Rada 1:

Rozpocznij poszukiwania od tanich rozwiązań pudełkowych opłacanych w modelu SaaS i upewnij się, jakie są ich pełne koszty. Jeżeli nie znajdziesz opcji, która spełnia Twoje oczekiwania i posiadasz odpowiednio duży budżet, rozważ rozwiązanie dedykowane.

Rada 2:

Bądź krytyczny w swoich oczekiwaniach. Nie skreślaj dobrej oferty tylko dlatego, że nie spełnia w 100% Twoich potrzeb. Rozwiązanie, które spełni 80% oczekiwań Twoich klientów i 70% procent Twoich oczekiwań jest lepsze, niż jego brak.

Rada 3:

Zapoznaj się dokładnie z ofertą i nie bój się pytać o szczegóły. To Ty najlepiej znasz swój biznes, dlatego upewnij się, że platforma B2B zapewni Ci to, czego potrzebujesz.

Rada 4:

Wybieraj rozwiązanie o krótkim czasie realizacji, aby jak najszybciej zacząć zarabiać lub przekonać się, że należy zmienić dostawcę. Jeśli możesz, nie wybieraj ofert, które zawierają deklaracje przygotowania nowych mechanizmów do czasu uruchomienia systemu. Na rozwój będzie czas, kiedy platforma zacznie już funkcjonować, a Ty będziesz mieć pewność, że na siebie zarabia i działa zgodnie z oczekiwaniami. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko projektu.

Rada 5:

Unikaj kosztów uruchomienia systemu, aby móc przeznaczyć środki na promocję nowego kanału sprzedaży, a dodatkowo zachować swobodę w podejmowaniu dalszych decyzji.

Rada 6:

Upewnij się, że dostawca oprogramowania ma dla Ciebie materiały, dzięki którym będziesz mógł samodzielnie poznawać możliwości platformy (lub przekazać je osobom, które będą obsługiwać platformę), oraz będzie Cię wspierał bez naliczania dodatkowych opłat.

Rada 7:

Niezależnie czy zaakceptujesz regulamin czy podpisujesz umowę – uważnie się z nią zapoznaj. Wybierz dostawcę, który oferuje warunki umowy komfortowe dla obu stron.
Sebastian Iwanicki

Sebastian Iwanicki

Ninja marketingu i specjalista od platform B2B. Ma na koncie ponad setkę wdrożonych systemów. Doskonale rozumie potrzeby klientów oraz trendy w e-commerce. Zwolennik podejścia systemowego wierzący, że patrząc na tematy holistycznie osiąga się dużo lepsze efekty.
Potrzebujesz platformy B2B na dobry START?
Jak wygląda platforma b2b inTradus START