Sto zamówień w jeden dzień? Brzmi jak sukces — dopóki nie zaczynasz się zastanawiać, jak skutecznie obsłużyć ten proces.
Rosnąca liczba zamówień to dobra wiadomość, ale także wyzwanie. Klienci kupują, popyt rośnie, biznes się rozwija – wydawałoby się, że nie ma się czym martwić, jednak osoby zarządzające firmą doskonale wiedzą, że to początek pytań:
- Jak sprawnie zrealizować każde zamówienie?
- Czy stany magazynowe się zgadzają?
- Jak uniknąć błędów (ludzka pomyłka to codzienność)?
- Czy przy obecnej liczbie pracowników w ogóle damy radę?
To co przy kilku zamówieniach dziennie jest proste, to przy większej skali szybko przestaje takie być.
Zamówienia należy realizować sprawnie - czyli jak?
Dla klienta w 99% przypadków „sprawnie” oznacza szybko i bez błędów, dla właściciela firmy również, jednak zarządzający firmą musi patrzeć szerzej. Aby zamówienie przyniosło zyski, firma musi je zrealizować jak najniższym kosztem: pracownika, pakowania, kompletacji oraz wysyłki.
Samo odebranie maila przy kilku zamówieniach nie stanowi jeszcze wyzwania. Problemy zaczynają się dopiero wraz ze skalą działania.
Nawet przy małej skali trzeba:
- zweryfikować stan magazynowy,
- zarezerwować stan,
- ustalić cenę,
- wprowadzić pozycje do systemu,
- ustalić sposób płatności i wysyłki,
- wystawić fakturę.
Każdy dodatkowy krok w obsłudze zamówień zajmuje czas, a im więcej zamówień trafia do firmy, tym mocniej ten czas się wydłuża. W efekcie powtarzalne procesy, które przy małej skali są nieodczuwalne, szybko przeradzają się w poważny problem operacyjny.
Skala ujawnia braki w procesach
Wraz ze wzrostem liczby zamówień kluczową rolę zaczyna odgrywać wprowadzenie dokumentów typu Zamówienie od klienta, które porządkują cały proces.
Platforma sprzedażowa automatyzuje ten etap — wszystkie niezbędne dane: informacje o kontrahencie i produktach są już uzupełnione.
Dzięki temu dokument zamówienia staje się punktem odniesienia dla dalszych działań, a realizacja zamówienia przebiega płynnie i bez błędów.
Czy firma posiada odpowiednie narzędzia, żeby podołać tym wyzwaniom?
Ręczna obsługa zamówień przy dużej skali to kosztowny problem. Proste narzędzia mogą wystarczyć, jeśli firma opiera się na bardzo zgranym i doświadczonym zespole. Jednak im większa skala działania, tym trudniej rekompensować ograniczenia systemowe wyłącznie pracą ludzi.
W praktyce brak spójnych narzędzi i uporządkowanych procesów sprawia, że ręczna obsługa zamówień staje się czasochłonna i podatna na błędy. Wydłuża to realizację zamówień, zwiększa ryzyko kosztownych pomyłek i obniża efektywność całej organizacji.
Im dłuższy proces, tym wyższe koszty pracy i mniejsza rentowność.
Liczby nie kłamią
W sprzedaży B2B zamówienia często składają się z kilkudziesięciu do nawet kilkuset pozycji, zatem czas ich wprowadzenia do systemu sprzedażowo-magazynowego wynosi kilkanaście do kilkudziesięciu minut.
Aby to zobrazować, spójrz na prosty przykład:
- dzień roboczy pracownika to 480 min,
- czas wprowadzenia jednego zamówienia to średnio 10 min. (przy ambitnym założeniu).
Wprowadzenie 100 zamówień zajęłoby 2,5 dnia roboczego.
Przy takiej pracochłonności nie można mówić o sprawnym przyjęciu zamówienia, a tym bardziej o jego obsłudze (kompletacja, pakowanie, wysyłka). Do tego dochodzi możliwość wystąpienia przesunięć magazynowych i konsultacji z klientem. Dzień pracy wypełniony jest również innymi obowiązkami.
Jak w takim natłoku zadań nie zwariować?
I co ważniejsze — jak się na to przygotować, zanim skala stanie się problemem?
Zaraz się przekonasz, że to prostsze niż myślisz.
Dobra organizacja to za mało
Dobrze zorganizowany zespół może podołać wielu wyzwaniom i dużo zdziałać. Jednak, gdy firma zyska nowych klientów lub się rozwinie warto zadać sobie pytanie, czy nie wykorzystać inaczej potencjału pracowników niż tylko do przepisywania zamówień.
Gdy za wprowadzanie zamówień odpowiada jedna osoba, łatwo staje się ona wąskim gardłem procesu. Jej nieobecność powoduje, że cały proces w najlepszym przypadku wyraźnie spowalnia, a w najgorszym – zostaje całkowicie wstrzymany do czasu jej powrotu. Taka praca na dużą skalę jest monotonna i żmudna, rośnie ryzyko błędów.
W tym wypadku warto zautomatyzować proces przyjmowania zamówień, a pracownikom pozwolić skupić się na budowaniu relacji, pozyskiwaniu nowych dostawców, otwieraniu się na nowe rynki z partnerami biznesowymi czy na analizie konkurencji.
Platforma B2B jako fundament skalowania sprzedaży
Platforma B2B to nie tylko wsparcie dla zespołu sprzedaży. To także realna wygoda dla klientów, którzy coraz częściej oczekują możliwości samodzielnego składania zamówień online — w dogodnym dla siebie czasie, na znanych zasadach i z dostępem do aktualnych danych. Udostępnienie takiej opcji pozwala im działać szybciej i sprawniej, a firmie porządkuje procesy i odciąża zespół operacyjny.
W modelu B2B zamówienia mają charakter powtarzalny — te same produkty, znane warunki handlowe, zmieniają się jedynie ilości. W takich sytuacjach ogromnym ułatwieniem jest możliwość szybkiego powielania wcześniejszych zamówień i ich modyfikacji, bez konieczności każdorazowego przechodzenia przez cały proces od początku.
Owszem – są klienci, którzy lubią zadzwonić i złożyć zamówienie telefoniczne, a przy okazji pogawędzić z handlowcem. Jednak, gdy handlowiec akurat obsługuje innego klienta szkoda stracić potencjał sprzedażowy.
Teraz małe SPRAWDZAM – czy masz wystarczające narzędzia i możliwość obsługi 100 zamówień dziennie? Nawet jeśli na dziś nie masz takiej skali działania, to sprawdź czy masz sprawny proces obsługi.
Jakie narzędzia są niezbędne, żeby sprawnie obsłużyć te 100 zamówień?
-
System ERP, czyli system sprzedażowo-magazynowy, który łączy różne obszary funkcjonowania firmy (np. sprzedaż, magazyn, księgowość) w jednym miejscu, aby lepiej nimi zarządzać. Do najbardziej popularnych należą: Subiekt GT, Subiekt nexo PRO, Navireo oraz enova365. To tutaj wprowadzane i aktualizowane są dane dotyczące Twoich towarów, kontrahentów, gospodarki magazynowej.
Jeśli jeszcze nie masz takiego systemu - nie martw się! Skontaktuj się ze mną, a doradzę który z nich sprawdzi się w Twojej firmie.
-
Platforma B2B, która działa 24/7 i jest zintegrowana z systemem magazynowo-sprzedażowym.
To nic innego jak sklep, w którym Twoi kontrahenci po zalogowaniu zobaczą Twój asortyment, swoje ceny, złożą zamówienie, które w czasie rzeczywistym trafi do systemu sprzedażowo-magazynowego i zarezerwuje stan magazynowy.
Dlaczego integracja B2B z ERP to game-changer?
Ponieważ łączy kluczowe procesy sprzedażowe i operacyjne w jednym spójnym ekosystemie, eliminując ręczną pracę. Oznacza to:
- Centralizację danych: stanów magazynowych, cenników, statusów zamówień.
- Aktualizacje informacji w czasie rzeczywistym.
Dane synchronizują się pomiędzy B2B a ERP na bieżąco. Ani Ty ani Twoi pracownicy nie musicie wprowadzać, ani synchronizować ich ręcznie.
Platforma B2B + ERP = synergia, która odciąża firmę i przyspiesza rozwój
Mając te wszystkie dane z zamówienia w systemie, wystarczy je zrealizować, a status zamówienia zostanie wysłany automatycznie. Dodatkowo kontrahent może śledzić stan realizacji z poziomu swojego konta oraz samodzielnie pobrać fakturę. Ponadto na platformach B2B dostępne są opcje tj.: powielanie zamówień, zbiorcze dodawanie produktów do koszyka, importowanie zamówienia z pliku .CSV, przechowywanie koszyków i list ulubionych produktów.
Każdy klient B2B doceni te możliwości, bo realnie pozwalają zaoszczędzić jego czas. Wystarczy kilka kliknięć, żeby wrzucić do koszyka sto pozycji.
Przykładowy scenariusz: jedno zamówienie, zero stresu
- Klient loguje się do platformy → widzi ofertę → składa zamówienie.
- ERP przyjmuje dane → pracownik realizuje zamówienie i wystawia fakturę → ERP przesyła dane do magazynu.
Przykładowy scenariusz: 100 zamówień, zero stresu
- Stu klientów loguje się do platformy → widzą ofertę → składają zamówienia.
- ERP przyjmuje dane → pracownik realizuje zamówienia i wystawia sto faktur → ERP przesyła dane do magazynu.
Czas wprowadzenia danych do systemu:
- Jedno zamówienie to jedna min. potrzebna na synchronizację danych w systemie.
- Sto zamówień to maksymalnie sto min bez udziału pracownika (w ciągu 1 min. może zostać złożonych kilka zamówień).
Dla porównania: ręcznie zajęłoby to 2,5 dnia pracy.
Sto zamówień dziennie to nie problem, jeśli masz odpowiednie narzędzia.
Są firmy, które posiadają platformy B2B, dzięki nim dają dostęp do swojej oferty 24/7 dla klientów hurtowych oraz pozwalają na samodzielne składanie zamówień. Ale czy te platformy są zintegrowane? Nie zawsze! Dlatego szukaj zintegrowanych rozwiązań, ponieważ to one są odpowiedzią na te wyzwania!
Podsumowując
Korzyści biznesowe, dzięki integracji platformy B2B z ERP:
- Skrócenie czasu obsługi zamówienia nawet o 70%.
- Lepsze doświadczenie klienta (funkcje, za które klienci B2B pokochają platformę, to m.in. powielanie zamówień, przechowywanie koszyków czy automatyczne statusy).
- Większa wydajność zespołu.
- Redukcja błędów ludzkich.
- Gotowość na sezonowy wzrost liczby zamówień.
Twoja korzyść to przede wszystkim spokój – niezależnie od skali. Dzisiaj 100 zamówień, jutro 200, na Black Friday może nawet 500? Już nie musisz się martwić o aktualność informacji o produktach i stanach magazynowych ani o urlop pracownika. Platforma działa i pracuje dla Ciebie 24/7 – Ty możesz myśleć o rozwoju.
autor
Sylwia Kozłowska
Od ponad 15 lat pracuję w sektorze obsługi firm, zdobywając doświadczenie w wielu obszarach współpracy biznesowej. Od blisko 10 lat specjalizuję się w rozwiązaniach z zakresu platform B2B i systemów wspierających sprzedaż. Prowadzę klientów kompleksowo — od prezentacji i doboru rozwiązań, po wdrożenie i opiekę powdrożeniową. Moją mocną stroną jest budowanie trwałych, partnerskich relacji z klientami, opartych na zaufaniu i realnym zrozumieniu ich potrzeb biznesowych.
Skala nie powinna być problemem – powinna być celem
Umów bezpłatną konsultację, by sprawdzić, jak integracja Twojej platformy B2B z ERP może skrócić czas obsługi zamówień o 70%.
